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MAILSComment éduquer les gens qui cliquent tout le temps sur « répondre à tous » ?

Comment éduquer les gens qui cliquent tout le temps sur « répondre à tous » ?

MAILSPour une utilisation collective plus sereine de la messagerie, il devient urgent d’agir
« Re : Avez-vous bien reçu vos chèques cadeaux ? »  Cécile n'en peut plus que Stéphane fasse profiter ses collègues de ses réponses sans intérêt aux mails du comité d'entreprise, des RH, du service informatique...
« Re : Avez-vous bien reçu vos chèques cadeaux ? »  Cécile n'en peut plus que Stéphane fasse profiter ses collègues de ses réponses sans intérêt aux mails du comité d'entreprise, des RH, du service informatique... - skynesher / Getty Images
Virginie Tauzin

Virginie Tauzin

L'essentiel

  • Sur l’interface de sa boîte e-mail, la différence tient visuellement à peu de chose : une flèche pour répondre seulement à l’expéditeur, deux pour répondre à tous les utilisateurs en copie du mail de départ.
  • Se retrouver dans des boucles de mail insipides peut, à la longue, fatiguer des employés par ailleurs très sollicités. D’autant que le phénomène ne date pas d’hier. Des chartes de bonnes pratiques « de gestion des mails en collectivité » existaient déjà il y a une dizaine d’années.
  • Pour y mettre fin sans passer pour un énervé ou un empêcheur de mailer en rond, l’argument écologique semble le plus pertinent et, surtout, le plus diplomate.

Dans la boîte mail professionnelle de Magali, il y a cette réponse toute fraîche de Benoît à la proposition du comité d’entreprise d’offrir des places pour le prochain match de basket féminin. Benoît est partant pour le match, mais Magali et les cent vingt-cinq autres collaborateurs bénéficiaires des prestations du CE de cette boîte basée près de Montpellier avaient-ils besoin de le savoir ? « Non, proteste l’assistante de direction, on n’a pas besoin d’être en copie de tout ! » Magali, qui se dit « submergée d’e-mails », déplore de recevoir « à longueur de temps » des messages qui ne concernent pas directement son activité.

« Le grand mal du siècle »

A l’heure de la communication par messageries instantanées, où toute information se partage, le « répondre à tous » peut paraître anodin, banal. « Au contraire, réagit Séverine Moïchine, coach professionnelle installée près de Toulouse, qui intervient sur des problématiques d’organisation et de management en entreprise. C’est le grand mal du siècle. Dans un contexte où, dans les entreprises, managers et collaborateurs ont de plus en plus de travail et de moins en moins de temps, ouvrir, hiérarchiser et répondre à ses mails demande une bonne dose d’agilité. »

Magali, elle, choisit de traiter ses e-mails « au fil de l’eau », pour ne pas les voir s’accumuler. « Sinon ça me décourage », confie la quadragénaire. « Le plus efficace, c’est de se caler plusieurs créneaux dans la journée, préconise Séverine Moïchine. Comme ça on a le temps de digérer ceux qui demandent le plus de réflexion, sans trop attendre non plus. »

Éditer une charte de bonnes pratiques numérique

Pour empêcher la saturation de la boîte mail et du temps qu’on y consacre, il faut agir à la racine. Comment lutter, alors, contre le « mail parapluie », celui qui met en copie le service, la boîte, la terre entière ? Certaines boîtes ont pris la mesure du problème et édictent des chartes du bon usage du mail pro. C’est justement ce que Jérôme Barrand, tout jeune retraité du consulting, a mis en place dans un très grand groupe il y a déjà quinze ans : « La charte comprenait quatre ou cinq règles simples, comme ʺémettre un degré d’urgenceʺ, ʺn’envoyer qu’aux personnes concernéesʺ, ʺécrire dans la langue de son interlocuteurʺ ou encore ʺdifférencier l’info à communiquer par email et celle que l’on peut stocker sur un espace communʺ… » L’impact ? A en croire Jérôme Barrand, plutôt positif : « Progressivement la pratique des mails s’est avérée plus efficace et productive. » L’histoire ne dit pas ce qu’il en est en 2023.

Du côté de Sorbonne université, la charte de 17 pages, édictée en 2020, insiste sur « les conséquences néfastes sur le bien-être au travail comme en matière environnementale ». Car le mail pollue : selon l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie, l’impact énergétique d’un mail est multiplié par quatre lorsque le nombre des destinataires est multiplié par dix. L’effet est d’autant fort que l’e-mail est équipé d’une pièce jointe. « Le transfert et le stockage d’une info ont un coût, confirme la coach Séverine Moïchine. Concrètement, ils consomment de l’énergie qui maintient les data centers à une température qui ne baisse jamais et qui requiert même l’usage de la climatisation. »

Éduquer en sensibilisant à l’impact écologique ?

Le levier écologique aura-t-il enfin la peau du « répondre à tous » ? Si la sobriété numérique a bien un rôle à jouer dans la baisse des émissions globales de CO2, ce ne sera pas pour tout de suite : en 2021, 319,6 milliards d’e-mails ont été envoyés et reçus chaque jour dans le monde, et 361,6 sont prévus en 2024 (source : Statista).

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