Coronavirus : Adieu la routine ou bonjour la chasse aux places, le flex office est-il une bonne idée en entreprise ?

TRAVAIL Le flex office est une solution privilégiée par les entreprises pour des raisons économiques

Romarik Le Dourneuf

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En Flex office, les travailleurs n'ont pas de poste attribué et peuvent en changer en fonction des besoins
En Flex office, les travailleurs n'ont pas de poste attribué et peuvent en changer en fonction des besoins — Pixabay
  • Avec les difficultés économiques liées à la crise du coronavirus et l’essor du télétravail, de plus en plus d’entreprises envisagent d’instaurer le flex office, ou bureau partagé, dans leur organisation.
  • Cela consiste à ne pas attribuer de place fixe aux travailleurs, qui s’installent tous les jours en fonction de leurs besoins ou des disponibilités dans l’entreprise.
  • Si les avis sont mitigés chez les salariés ayant expérimenté le flex office, c’est selon les experts parce que la mise en place de cette organisation n’apporte pas la sécurité et la confiance nécessaires aux employés.

Dans les années 2000, les images de salariés qui jouent au baby-foot, échangent dans des canapés, ordinateurs portables sur les cuisses ou sur la table d’une cuisine, étaient l’apanage des start-up. Petit à petit, ce type d’aménagement d’espaces de travail - partagés – s’est développé, sans pour autant provoquer un raz-de-marée.

Selon une enquête Parella-Esquisse, 27 % des entreprises franciliennes du tertiaire auraient déjà franchi le cap du flex office. Et avec le confinement lié au coronavirus et l’essor du télétravail qui en a découlé, ajouté à la raréfaction des espaces en ville, de nombreuses entreprises seraient séduites par l’idée. Ce qui n’est pas toujours le cas des salariés.

Des raisons économiques accentuées par le coronavirus

« La seule chose que l’entreprise ait gagnée, ce sont des mètres carrés en moins à payer. » Parmi les témoignages des lecteurs de 20 Minutes sur le flex office, cet argument de Joachim revient régulièrement. Aucun mystère, le premier intérêt pour les entreprises d’aménager des bureaux partagés est de réduire l’espace de travail et les coûts qui vont avec. C’est d’ailleurs le principe du flex office : en partant du principe que 100 % des travailleurs ne sont jamais présents en même temps, pas besoin de fournir un poste à chacun.

Bien que « partagé », l’idée du bureau commun aurait pu s’atténuer avec les risques de contamination. Mais il n’en est rien. L’entreprise d’Eric en est l’illustration : une partie des postes a été condamnée pour respecter les distances de sécurité, chaque salarié s’est vu attribuer un casier pour ses effets personnels et choisit un poste à son arrivée. « Cela m’angoisse, car il revient à chacun de nettoyer sa place en la quittant, mais on n’a aucune garantie que cela soit fait. » Si sa peur semble légitime, Odile Duchenne, directrice d’Actineo, observatoire de la qualité de vie au bureau, y voit un avantage : « A condition d’une certaine discipline des employés ou d’une équipe dédiée, les bureaux partagés sont 100 fois mieux nettoyés ». Avec des employés qui font place nette à leur départ, la désinfection des équipements serait plus aisée.

Mais le flex office existait avant le coronavirus, et ses partisans avançaient déjà leurs arguments. Moffi.io, entreprise qui propose un outil de réservation d’espace de travail (bien utile dans le cadre de bureaux partagés), explique sur son site les raisons qui ont poussé l’entreprise à faire ce choix d’organisation : « Le flex office mixe plusieurs environnements pour permettre à chaque collaborateur d’avoir l’espace de travail le plus adapté à sa situation à un instant T. » L’entreprise argue que, accompagné d’un management adéquat, le flex office permettrait de développer la créativité, par plus de liberté, et la confiance des collaborateurs. Dans la même veine, Alexandra, une lectrice de 20 Minutes qui expérimente le bureau partagé depuis cinq ans, précise que cela permet de changer de vue et de voisins très régulièrement, évitant ainsi la routine : « Et les bureaux restent propres, rangés, aérés et assurent une bonne protection des données, puisque aucun document ou ordinateur ne traîne. » Eric abonde et se réjouit, après quelques réticences, de côtoyer de nouveaux collègues et de créer de nouvelles dynamiques collectives.

Des expériences globalement négatives

Mais pour une grande majorité des salariés qui témoignent, l’expérience s’avère bien plus négative. Pour Caroline, le flex office est une catastrophe : « Les personnes se regroupent par affinités et réservent les places pour leurs amis. » Elle regrette également que les mauvais réflexes reviennent et que ses collègues finissent par s’attribuer des places pour ne plus en bouger. Des pratiques qui peuvent avoir des incidences sur le travail, comme celle de ne pouvoir se retrouver à proximité de ses collègues. C’est arrivé à Yan : « C’est le petit jeu des chaises musicales, en fonction de l’heure à laquelle on arrive, on se retrouve éloigné de ses collègues de service. C’est contre-productif. »

L’aménagement des espaces est aussi source de conflits, certains postes étant plus valorisés que d’autres. Ce qui pénalise Louise : « C’est la course le matin à celui qui arrivera en premier. Depuis que j’ai ma fille, je dois l’emmener à l’école, donc j’arrive plus tard et je dois toujours me contenter des places pourries. » Se battre pour un siège, être éloigné de ses collègues, Ondine en a fait l’amère expérience dans un de ses précédents emplois : « J’étais nouvelle et timide, je n’arrivais jamais à me rapprocher des membres de mon service et je n’intéressais pas les autres. Je n’ai jamais réussi à m’intégrer. » Enfin, Cécile met le doigt sur un élément qui revient souvent : le surbooking : « Comme il y a plus d’employés que de bureaux, les jours où tout le monde est là, ça déborde et ça devient “petit meurtre entre amis” entre les différentes équipes à l’étage. » Selon Odile Duchenne, pour que cela fonctionne, il faut qu’il y ait suffisamment de postes de travail : « L’espace doit être généreux, sinon cela peut être une source de stress. »

Pour réussir, l’entreprise doit assurer la sécurité morale des salariés

Le flex office a donc ses détracteurs et ses adeptes. Mais pour Dominique Steiler, titulaire de la chaire Paix économique à l’école de management de Grenoble et spécialiste du stress et du bien-être au travail, ce n’est pas tant l’idée du bureau partagé qui est à remettre en cause que celle de sa mise en place. La première condition est de ne pas l’imposer aux salariés sans les faire participer à son élaboration : « Si la décision est partagée, il y aura une plus grande implication, moins de frustration. » Cette prise en compte est d’autant plus importante que les employeurs s’adressent toujours majoritairement à des travailleurs qui ont connu le bureau individuel. « Le bureau, au même titre que le salaire ou certains avantages, comme une voiture ou un téléphone de fonction, contribue à la reconnaissance du salarié, et le sécurise dans son rôle et dans sa contribution sociale », explique Dominique Steiler.

Pour cet expert, les relations sociales dans l’entreprise sont aussi à prendre en compte : « Nous sommes des êtres vivants, notre réseau social est donc important. Plus il est fort, plus le salarié est en confiance. » En somme, même sans bureau, un travailleur doit pouvoir tisser des liens, autres que virtuels, dans l’entreprise. Charge à cette dernière d’en mettre en place les conditions. Même scénario à appliquer pour les managers, dont la tâche se trouve compliquée par la gestion « à distance ». Dominique Steiler insiste sur la nécessité de mettre en place des événements qui permettent à tous de se retrouver. Et de faire du donnant-donnant, avec l’équation : bureau partagé = possibilité de faire du télétravail : « La contrepartie, c’est de pouvoir arranger son travail comme on le souhaite ».