Télétravail : Quelles notes de frais peut-on se faire rembourser ?

BUREAU Ce n’est pas parce que vous travaillez à distance que vous devez tout payer de votre poche

Julie Polizzi pour 20 Minutes

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Votre télétravail peut entraîner des frais pour lesquels vous pouvez demander un dédommagement à votre patron.
Votre télétravail peut entraîner des frais pour lesquels vous pouvez demander un dédommagement à votre patron. — IStock / City Presse

Déplacements, dîners avec un client, nourriture, hébergement pour assister à un salon… Certains métiers imposent de multiples frais. Comme le rappelle l’Urssaf, la législation considère que « les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle sont des frais professionnels que l’employeur est tenu de lui rembourser ».

Mais qu’en est-il pour les salariés qui effectuent leurs tâches en télétravail, un système particulièrement utilisé depuis l’arrivée de la pandémie de coronavirus ?

Un principe général, à défaut de mieux

Avant 2017, l’article L1222-10 du Code du travail prévoyait que l'employeur devait prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail (matériel, logiciels, abonnements, communications…). Néanmoins, l’ordonnance Macron du 22 septembre 2017, celle-là même qui a démocratisé cette forme de travail à distance, a supprimé cette obligation explicite du Code. À défaut, il faut donc s’en remettre au principe général de prise en charge des frais professionnels pour demander à votre employeur de régler vos factures.

En effet, comme le confirme l’Urssaf « les dépenses engagées dans le cadre du télétravail sont considérées comme des frais professionnels et peuvent être exclues de l’assiette des cotisations ». Au-delà des accords collectifs qui peuvent détailler par le menu ce remboursement, l’Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales a d’ailleurs mis en place une grille d’évaluation pour guider les entreprises.

Un forfait à la rescousse

Les dépenses liées à votre habitation, telles que le loyer, la taxe foncière, l'électricité et le chauffage ou la climatisation, sont évaluées en quote-part de l’ensemble des frais fixes du domicile et au prorata de la partie que vous utilisez comme bureau. À moins de vous prêter de quoi travailler dans de bonnes conditions chez vous, votre employeur doit également régler les achats d’équipement nécessaires à votre télétravail (bureau et fauteuil ergonomiques, lampe de bureau, ordinateur, imprimante…). Le remboursement sera exclu de contributions sociales dans la limite de 50 % de la dépense réelle. Enfin, les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses (ramettes de papier, cartouches d’encre, abonnement internet et téléphonique) sont remboursés sur justificatifs.

Les modalités de calcul complexes avaient toutefois tendance à rebuter les employeurs. Pour leur faciliter la tâche, l’Urssaf a donc élaboré un barème forfaitaire en place depuis fin 2019. Le télétravail régulier peut ainsi donner lieu à une allocation globale de 10 euros par mois, exonérée de cotisations, pour un salarié effectuant une journée de travail à domicile par semaine, contre 20 euros pour deux jours, 30 pour trois jours… Dans ce cas, ce n’est que si le montant versé par l’employeur dépasse ces plafonds que l’entreprise aura besoin de vos justificatifs pour utiliser la grille d’évaluation ci-dessus afin de bénéficier de l’exonération de charges sociales.

Des enjeux fiscaux

Si l'Urssaf est tatillonne sur le calcul des frais professionnels, c'est parce que ces derniers sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale mais aussi de la base CSG-CRDS. La tentation est donc grande de gonfler la note pour échapper à ces contributions.

Ces dépenses ont un autre intérêt puisqu'elles peuvent être déduites de l'impôt sur le revenu annuel. Par défaut, le Trésor public applique en effet un forfait automatique de 10 % de déduction au titre de vos frais professionnels. Mais si vos factures sont particulièrement salées, vous avez intérêt à renseigner la case « frais réels ». Attention : si une partie a été remboursée par votre employeur, vous devez réintégrer ces sommes à vos salaires avant de déduire la totalité de vos frais.