Crise: La vie du bureau à l'économie

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Publié le 26 avril 2012.

GESTION - Face à la crise, les entreprises tentent de réduire les frais à tous les étages, sans pour autant démotiver les troupes...

Fournitures de bureaux sous clé, voyages en train ou en classe éco, plateaux-repas pour les déjeuners de travail… En temps de crise, les salariés sont invités à se serrer la ceinture. Résultat: selon l’édition 2011 des indicateurs de l’environnement au travail publiée en février dernier par l’Arseg (l’Association des directeurs et responsables de l’environnement au travail), le coût total d’un poste de travail a baissé de 5 % l’an dernier, après une baisse de 10 % en 2010.

Des marges de manœuvre qui s’amenuisent avec la crise

Pourtant, après plusieurs années de ralentissement économique, les marges de manœuvre des services généraux restent toutefois minces… et le risque de démotivation des salariés bien réel. «Un plan d’économie viable à grande échelle est aujourd’hui un mirage. Il y a en réalité deux cas de figure: soit les acheteurs ont fait n’importe quoi et alors ils peuvent encore économiser 10 à 20 %, soit ce sont de bons professionnels et il n’y a plus rien à «gratter», Et à vouloir faire des économies de bouts de chandelle, on va toucher à l’environnement de travail, au moral des troupes et au climat social» explique Thierry Cadiot, membre de l’Agora des directeurs des services généraux et directeur adjoint des services généraux de Prisma Media.

Parmi les principaux risques selon lui, la démotivation, mais aussi les difficultés à recruter des cadres à potentiel. «Concrètement aller dans un trois étoiles plutôt qu’un quatre étoiles ou voyager en classe éco pour un vol court ou moyen courrier ne posent pas de problème, mais demander à des itinérants qui doivent aller chercher des contrats de loger dans un hôtel ou de voyager en low cost c’est prendre des risques», résume Thierry Cadiot.

L’immobilier, premier levier d’économie

D’autant que ces postes de dépenses pèsent relativement peu dans le budget global de l’environnement au travail (à peine 25 %), très loin derrière les loyers et charges et frais d’exploitation des bureaux qui en représentent 70 à 75 %.

«On peut taper sur la décoration florale ou le ménage mais ces choses emblématiques ne constituent pas un vrai gisement d’économie, c’est le prix du m2 qui est clairement le levier d’économie le plus important», confirme François Delatouche, président de l’Arseg (l’Association des directeurs et responsables de l’environnement au travail) et directeur de l’environnement de travail de Bouygues Telecom.

Un déménagement dans des locaux moins chers ou un regroupement de plusieurs sites restent des «options lourdes» dont le retour sur investissement n’est toutefois pas immédiat ni même garanti. Pour faire face à cet enjeu majeur, c’est la renégociation des loyers et des contrats avec les prestataires (entretien, accueil, sécurité, etc) qui reste privilégiée. «Plus de la moitié des patrons de services généraux ont aujourd’hui cette problématique à gérer, qui plus que jamais est une option à travailler sérieusement en y intégrant la notion de qualité attendue», observe Thierry Cadiot.

Dans cette même logique, «densification du poste de travail» et «rationalisation des espaces» sont aussi en vogue, selon l’Arseg, avec comme conséquence directe, la réduction la surface moyenne du poste de travail de 23m2 à 21,1m2 en 2011 et le développement de nouvelles formes d’organisation du travail (télétravail, partage de bureau).

Les salariés mis à contribution

«Avec le développement du travail en réunion, 30 à 40 % des bureaux sont vides en permanence, il est donc dommage d’entasser les salariés au coude à coude», analyse François Delatouche. Mais pour maintenir la motivation, et faire accepter ce «changement culturel», «il faut proposer en contrepartie des espaces conviviaux, comme une cafétéria spacieuse, des cabines téléphoniques ou des espaces de réunion en tête à tête», concède-t-il. 

Dans cette chasse au gaspi, les dépenses d’énergie (qui ne représentent pas moins 21 % du coût total d’exploitation) progressent également mais demeurent marginales. Installer des détecteurs de présence dans les sanitaires ou un système de coupure d’électricité générale programmé sont de bonnes pratiques écologiques qui se généralisent mais qui peinent à se traduire sur les factures à la fin du mois: «La difficulté réside dans le fait que malgré tout l’énergie n’est pas très cher et qu’il est très difficile d’avoir des retours sur investissements» résume François Delatouche. 

Au final qu’il s’agisse de la réduction consommation de papier dans un pôle d’impression ou de la mutualisation des poubelles dans un conteneur, le constat des experts est identique: «Quelle que soit l’économie visée, elle doit plus venir d’un projet d’entreprise que d’une décision financière. Et les salariés doivent être associés aux efforts «pour que chacun y trouve son compte» conclut Thierry Cadiot. Et pourquoi pas sur la prime de fin d’année?

Claire Planchard
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